Dicas para planejar o orçamento anual da sua escola
O orçamento anual é uma etapa administrativa importante para todo gestor. Neste artigo colocamos dicas para te ajudar nesse período importante.
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Administrar uma escola é uma tarefa que requer esforço contínuo. Ter ensino de qualidade, colaboradores dedicados e o prestígio da comunidade requer investimento e gera custos. Planejar o orçamento anual da sua escola é fundamental para definir as ações que serão tomadas durante o ano e adequar a realidade da instituição à situação atual.
Neste artigo você encontra ideias e alternativas para elaborar o seu planejamento com sua equipe de forma prática e eficiente. Leia até o final e se mantenha informado!
Quando começar o planejamento?
O orçamento deve ser feito anualmente. Dessa forma, é possível implementar o que foi idealizado como estratégia para o crescimento da escola e mensurar que ações de investimento serão viáveis.
O último trimestre é o momento adequado para começar as reuniões para elaborar o orçamento do ano seguinte. Essa seria a época ideal pois já é possível ter dados e análises de todo o ano e usá-los como base para fazer as previsões para o exercício seguinte.
O que colocar no orçamento?
O futuro é difícil de prever com exatidão, porém cabe ao gestor se preparar usando as ferramentas disponíveis para criar caminhos rumo ao amanhã desejado.
Um orçamento completo deve conter os indicadores essenciais para sua escola durante o ano, como:
- Taxa estimada de crescimento;
- Despesas com colaboradores;
- Investimentos para melhoria da escola.
Custos e despesas
Na prática, realizar um orçamento da sua escola não é diferente de elaborar um orçamento pessoal. Todos as operações financeiras do período devem entrar na planilha como custos, despesas e capital investido.
Vale lembrar que existe uma diferença entre custo e despesa quando o assunto é finanças. Um custo é o que se gasta com bens e serviços para realizar as atividades-fim da sua empresa. A despesa engloba tudo o que se gasta para manter a escola funcionando.
O valor que se emprega na divulgação da escola em uma campanha de marketing é uma despesa. Isso quer dizer que sua instituição continuaria funcionando sem a publicidade. Mas água, luz e telefone são indispensáveis no dia a dia escolar, ou seja, são exemplos de custos para o gestor.
Orçamento escolar passo a passo
Para te ajudar a planejar de forma rápida e eficiente, fizemos o passo para você seguir durante o orçamento:
- Avalie os gastos envolvendo remuneração de colaboradores: a partir do valor necessário para manter os contratados direta e indiretamente pela escola, defina os valores para pagamento de salários para as áreas pedagógica e administrativa durante o período. Não se esqueça de incluir valores como plano de saúde, seguro e demais benefícios.
- Inclua gastos com manutenção: durante o ano, será necessário contratar pessoas para fazer a manutenção das instalações da escola, realizar serviços de pintura, jardinagem e eventuais consertos.Os recursos de custeio devem incluir esses gastos além da compra de matérias de consumo. Você pode analisar o quanto foi gasto nos anos anteriores e assim terá uma ideia de quanto deve estimar para esta área.
- Materiais e suprimentos: faça a checagem de todos os insumos. Materiais de escritório como canetas, formulários e papel sulfite devem entrar no orçamento assim como produtos de limpeza. Antes de comprar, sempre verifique o estoque. Muitas vezes é possível reduzir a lista, considerando o que está sobrando.
- Aparelhos, maquinários e equipamentos: os recursos de capital são investimentos em patrimônio como cadeiras, computadores, impressoras e materiais para dependências da escola como jogos, trave de futebol, bolas e etc. É natural que esse tipo de material sofra desgaste durante o ano e seja necessário troca ou manutenção. Um orçamento seguro deve planejar um programa de manutenção periódica para esses patrimônios.
- Eventos durante o ano: toda escola realiza projetos escolares durante o ano letivo. Passeios, feiras de ciências, visitas técnicas trazem despesas com hora extra, transporte e alimentação. Faça uma pesquisa prévia com fornecedores de serviços de transporte e alimentação. Se possível, opte sempre pelo mesmo fornecedor pois firmar parcerias duradouras podem lhe render excelentes benefícios.
Como reduzir custos?
Registrar todas as despesas permite fazer uma análise para otimizar as atividades do dia a dia da escola. Muitas vezes, existem gastos que podem ser reduzidos, gerando uma economia considerável no final do ano. Mas você só conseguirá observar isso se estiver atento a estes detalhes.
Mudando hábitos para otimizar a atividade
Ideias simples como usar os dois lados do papel na hora de imprimir comunicados internos já representa uma economia de 50% no gasto com esse material. Substituir equipamentos por outros mais modernos também pode ajudar a reduzir o valor gasto com energia ou suprimentos.
No exemplo da impressão de documentos, mudar o modelo da impressora por outro com tanque de tinta é, além de mais ecológico, econômico para a instituição.
Qual é o cenário ideal para minha escola?
Como gestor, é provável que você tenha em mente sempre o melhor cenário possível para sua escola, porém o seu orçamento deve abranger diferentes cenários que podem surgir no decorrer do ano.
Todo orçamento deve ter recursos para três tipos de situação:
- Otimista: aqui haverá folga no orçamento e seu lucro será maior. As projeções de receitas e gastos estimadas no orçamento estarão certas.
- Pessimista: neste cenário, os recursos não são suficientes para arcar com imprevistos ou o crescimento da escola é abaixo do esperado.
- Realista: as previsões feitas no planejamento estarão corretas. A diferença é que não haverá prejuízo nem lucro. A situação foi de acordo com o mínimo esperado.
É importante sempre reservar de 15% a 20% do valor total do orçamento anual para criar sua margem de segurança. Esse dinheiro vai evitar um rombo no orçamento caso ocorram imprevistos, mantendo as contas da instituição em dia.
O orçamento anual é uma etapa administrativa importante da qual todo gestor deve compreender. Agora, depois desse guia sua escola vai estar preparada e o ambiente de escolar será o ideal para seus alunos e para a equipe pedagógica!
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