Como economizar recursos sem perder qualidade?
Enxugar as despesas extras é o objetivo de muitas escolas. Mas, qual seria a maneira ideal de fazer isso para garantir a permanência do bom formato de funcionamento?
A crise econômica ultrapassou qualquer fronteira e atualmente apresenta impactos a níveis globais. Num cenário instável como esse, o setor de educação claramente também foi afetado. Muitas escolas agora precisam voltar sua atenção para a revisão de estratégias e otimização de recursos para que consigam manter a forma e continuar atuando com qualidade. É sempre bom lembrar que otimização não significa pura e simplesmente economia, ou até quem sabe corte de gastos. Otimizar é planejar e trabalhar para atingir com maior eficiência e fluidez o real objetivo da instituição. E como qualquer empresa, a escola precisa ter seu posicionamento claro antes de começar a revisar suas estruturas em busca de economia. Mas por onde começar?
Veja as dicas que preparamos para você.
Antecipe-se e prepare-se para a consultoria.
Sim, uma consultoria estratégica-financeira vai ser necessária. E quanto antes os gestores de uma escola reconhecerem essa necessidade, mais rápido eles chegarão aos patamares necessários para enfrentar a crise sem muitos danos.
Otimizar recursos tem a ver com melhorar a produtividade, entrega e eficiência e isso não significa apenas cortar despesas, como muitos podem entender. Na verdade, na grande maioria das vezes será necessário investir em novas áreas para fazer a engrenagem girar com mais fluidez. Então, esse é o momento de você sentar com a sua equipe e fazer um grande trabalho de autoconhecimento e autoavaliação. É preciso estar se conhecer e se preparar para quando a consultoria financeira contratada por você chegar.
Estabeleça objetivos, metas e trajetos.
Olhar para dentro é se questionar: para onde estamos indo? É essencial que a sua escola saiba exatamente onde quer chegar e quais são as possibilidades de caminho para alcançar esses objetivos. Todas as áreas devem ser envolvidas nesse passo, afinal: para alcançar um objetivo a escola deve trabalhar como um organismo vivo e sinérgico. Então, nada mais efetivo do que envolver esse mesmo organismo na criação do que para vocês vai ser considerado o parâmetro para o sucesso.
Outro ponto interessante é lembrar-se de criar metas individuais para cada colaborador e coletivas para cada departamento. Saber o que se deve alcançar ajuda a ter clareza sobre onde colocar mais energia. Também é sempre bom manter em mente que meta não necessariamente precisa ser relacionada com números ou lucratividade: o desenvolvimento pessoal ou a conquista de uma nova habilidade por meio de um colaborador também pode ser uma importante meta no alcance do seu resultado final.
Identifique os gargalos.
Quando o sistema parece lento, burocrático, causando insatisfação frequente você precisa parar tudo e identificar qual é o gargalo. Existem muitos setores que são os campeões de reclamação ou de impacto diante o funcionamento fluído da escola. Faça uma pesquisa interna para identificar esses pontos. E, se precisar faça também uma sondagem externa, com pais e alunos.
Se proponha a experienciar cada departamento da sua escola vivendo alguns dias como se tivesse trocado de função com algum outro agente importante no funcionamento escolar. Troque de papéis e viva a rotina de cada setor: seja o copeiro, o faxineiro, o financeiro, o RH, o auxiliar de sala de aula, o pai que está em busca uma escola para o filho e pesquisa sua instituição pela internet ou telefone. Faça isso pelo menos por um dia em cada papel. Assim você vai ter uma visão mínima sobre a realidade de cada ponta e vai poder identificar muito melhor os locais que merecem uma atenção a mais.
Crie um encontro para pensar em soluções.
Após identificados os problemas da instituição você vai precisar do básico: ideias de soluções. E mais uma vez é hora de envolver todos os departamentos da escola na busca por respostas. Crie um encontro leve e descontraído para que todos possam ajudar com ideias reais ou até mesmo mirabolantes sobre como resolver cada probleminha que surgiu na sua etapa de identificação de gargalos.
Essa sessão de brainstorm pode se tornar uma atividade frequente. E além de ser um momento de conversas, escuta ativa e descoberta de novas habilidades, também pode se transformar num excelente espaço para feedbacks, motivação e engajamento da equipe.
Use os recursos e tecnologias já existentes.
Afinal: esse é um mercado infinito. Acredite em tudo que há de novo e permita que a sua escola experimente novos caminhos. Quando falamos de tecnologias, não estamos presos apenas em sistemas de informação e eletrônicos. Estamos também falando de técnicas e ferramentas.
Atualmente existem inúmeras maneiras de cortar despesas e otimizar custos e recursos com o apoio de tecnologias e ferramentas existentes, como por exemplo: energia solar, reaproveitamento da água da chuva, coleta seletiva e etc.
Aprenda sobre as novidades e use essas ferramentas para otimizar o funcionamento da sua escola.
Mantenha um sistema de avaliação contínuo.
É aqui que muitas empresas companhias e escolas erram. Passar por um momento de profunda reflexão, busca de soluções e transformações é a parte mais fácil do processo de otimização. Difícil mesmo é manter todas as novas diretrizes de pé sem cair em antigos vícios e nos mesmos ciclos que trouxeram a situação que você deseja evitar.
Para garantir o desenvolvimento efetivo e a implementação de dias melhores, entenda que esse é um trabalho contínuo e eterno. Revisões e avaliações do próprio sistema escolar devem ser feitas rotineiramente para garantir que não houve estagnação ou desvios das rotas pré-estabelecidas de tempos em tempos.
Acredite! Esse tempo vai passar e a sua escola vai sair ainda mais forte de todo esse processo. Quer acessar mais dicas sobre gestão escolar? Aqui no Blog estamos sempre conversando sobre ótimos assuntos. Fique ligado.
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